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| − | ==Gestión de usuarios== | + | =Esquema de designación de usuarios en Sistemas Informáticos de Recursos Humanos y Becas Ayuda Economica= |
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| − | Acceso al sistema mediante usuarios OPEN ID para efectuar el logueo.
| + | ==Procedimiento== |
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| − | ===Usuarios nuevos=== | + | ===Asignación de Usuario=== |
| | + | La '''autoridad máxima''' de la dependencia o el '''Secretario Administrativo''' habilitado a tal efecto, comunicará por'''GDE''' (o sistema de gestión de expedientes vigente) a pablo.sanchez@unc.edu.ar el cuil , nombre, apellido, dependencia y el rol asignado (sueldos o consulta) a cada uno, para solicitar su habilitación. Todo '''cambio''' de responsable y usuario deberá ser comunicado de esa manera. |
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| − | Debe dirigirse a su dependencia y contactarse con el responsable de usuarios designado por la autoridad (probablemente la persona designada sea alguien de la oficina de personal y/o sueldos, pero esto varía a criterio de cada dependencia).
| + | ===Aceptación de Rol=== |
| | + | Cada responsable designado deberá enviar una '''"Aceptación de la designación"''' por nota electrónica (en el sistema de gestión de expedientes vigente) a pablo.sanchez@unc.edu.ar). |
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| − | El responsable registra el alta ingresando el cuil y el mail de la persona. Es muy importante que el agente de la UNC indique un mail al que se acceda frecuentemente ya que es el medio por el cual se autogestiona la contraseña.
| + | La autenticación en el sistema se realizará con una clave autogestionada por el usuario que será de su conocimiento exclusivo, dando inicio al circuito de autogestión. |
| − | Luego de que el responsable realiza el alta, el empleado de la UNC deberá habilitar su contraseña tal como se explica en el siguiente paso.
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| − | ===Gestión de clave=== | + | ====Roles del sistema==== |
| | + | El administrador del sistema creara roles segun las funcionalidades solicitadas por el usuario |
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| − | Tanto para los usuarios nuevos como para los usuarios existentes que deseen cambiar su contraseña:
| + | sueldos: permite altas,bajas,modificaciones de legajos,cargos, datos personales, liquidaciones e informes. |
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| − | Ingresar en http://usuarios.unc.edu.ar
| + | consulta: permite visualizar datos legajos,cargos,liquidaciones ,informes |
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| − | El empleado debe ingresar en usuario su cuil o legajo, luego debe escribir los caracteres que se muestran en el campo de Control.
| + | ====Nota Aceptación de Rol==== |
| − | Al hacer click sobre el botón “Gestionar Nueva Clave”, le llegará un mail al empleado (a la dirección de mail registrada por el Responsable de Usuarios cuando se le dio de alta) proveniente de comdoc@psi.unc.edu.ar. Allí se le indicarán los pasos a seguir para obtener la clave de acceso.
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| − | Se visualizará en el mail recibido el siguiente contenido:
| + | Esta nota es la que debe enviar por GDE el usuario que accederá al sistema con el cuil y rol según el usuario: |
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| − | Hemos recibido su solicitud para cambiar su clave:
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| − | Por favor continúe de la siguiente forma:
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| − | #Ingrese a http://usuarios-demo.unc.edu.ar/usuarios_comdoc/1.0/aplicacion.php?ah=st50c66d36ef804&ai=usuarios_comdoc||142000040
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| − | #En el campo Usuario ingrese su Nombre de Usuario
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| − | #En el campo Id de Control ingrese: uvee3efR
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| − | #El sistema le solicitará una nueva contraseña que deberá ingresar en ambos campos de la pantalla.
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| − | La contraseña elegida deberá tener un mínimo de ocho y un máximo de doce caracteres.
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| − | Esta contraseña será la que utilizará para ingresar a COMDOC, por favor recuérdela.
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| − | #Luego presione "Guardar".
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| − | El usuario debe copiar el link recibido en el navegador web
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| − | En esta pantalla el agente de la UNC debe ingresar en el campo usuario su legajo o su cuil y en el campo Id de Control debe escribir los caracteres que vienen en el texto del mail, en este ejemplo es uvee3efR. Luego de completados estos campos ingresará su clave y repetirá en los campos de texto de “Nueva Clave”. Además tiene que ingresar en el campo “Control” el texto que se muestra en letras rojas, por ejemplo, HB8. Por último, hará click en el botón “Guardar”.
| + | Notificación DE Aceptación DE RESPONSABILIDADES EN SISTEMAS INFORMÁTICOS DE RECURSOS HUMANOS Y BECAS AYUDA ECONOMICA |
| − | Si todos los datos ingresados son correctos, En este momento el usuario ya obtuvo su clave, con la cual podrá entrar al Portal del empleado ingresando en Usuario el cuil y en clave la nueva clave generada.
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| | + | Sr. Xxxxxxx, xxxxxxxx '''(BORRAR: NOMBRE Y APELLIDO DEL USUARIO)''' |
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| | + | Me notifico que con el usuario que coincide con mi '''XX-XXXXXXXX-X''' (BORRAR: COLOCAR CUIL DEL USUARIO) se me ha asignado en el Sistema SIU Mapuche SAE el rol |
| | + | de '''XXXXXX''' (BORRAR indicar '''sueldos''','''consulta''') para la dependencia Nª 47 '''Secretaria de Asuntos Estudiantiles''' |
| | + | |
| | + | Asimismo me notifico que debo obtener mi clave por autogestión en la dirección: https://usuarios-comdoc.unc.edu.ar (o la que se indique en su reemplazo), |
| | + | esta clave será conocida solo por mi ya que el ingreso de la misma será tomada desde un link dirigido a la cuenta de e-mail xxxxxx@xxxx (completar e-mail del |
| | + | usuario), que declaro en este acto y me hago responsable de las transacciones registradas con este usuario. |
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| | + | En razón de estas responsabilidades me notifico de la prohibición de divulgar o transmitir la clave que me otorga derechos en el sistema a cualquier |
| | + | persona, (sea el mismo agente- aún superior jerárquico- o 3ro. Externo a la Universidad). Asimismo deberé obtener la constancia que se me ha dado de baja |
| | + | en el sistema en caso de que deje de pertenecer a la Universidad o cualquier cambio de funciones. |
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| | + | Notificación: EL Envío DE ESTA NOTA ELECTRÓNICA DEL SISTEMA DE EXPEDIENTE UNC DESDE MI CUENTA DEL MENCIONADO SISTEMA SE CONSIDERARÁ ACEPTACIÓN IRREVOCABLE |
| | + | DEL ROL ASIGNADO EN EL SISTEMA INFORMÁTICO A TODOS LOS EFECTOS LEGALES. |
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| | + | ===Notificación a usuario=== |
| | + | El administrador de permisos de la SGI habilitará el usuario, notificandolo vía email. |
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| − | | + | El Referente Administrativo del sistema, podrá sugerir modificaciones cuando advierta de una situación contraria a los principios básicos de control, enviando una comunicación a la dependencia. |
| − | Índice
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| − | | |
| − | Instructivo de Administración de usuarios
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| − | | |
| − | 1 Procedimiento para designación de responsables de usuarios
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| − | 2. Instrucciones para el Responsable de usuarios
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| − | 3.1 Tipos de usuarios
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| − | 3.1.1 Situación 1: NUEVO USUARIO, NO es usuario de COMDOC
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| − | 3.1.2 Situación 2: NUEVO USUARIO, SÍ es usuario de COMDOC
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| − | 3.1.3 Situación 3: USUARIO trabaja en varias dependencias
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| − | 3.1.4 Situación 4: INCORPORACION MASIVA de usuarios Sistema de alta de usuarios
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| − | | |
| − | Gestión de claves
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| − | | |
| − | Índice
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| − | | |
| − | | |
| − | Instructivo de Administración de usuarios
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| − | | |
| − | | |
| − | 1 Procedimiento para designación de responsables de usuarios
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| − | 2. Instrucciones para el Responsable de usuarios
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| − | 3.1 Tipos de usuarios
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| − | 3.1.1 Situación 1: NUEVO USUARIO, NO es usuario de COMDOC
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| − | 3.1.2 Situación 2: NUEVO USUARIO, SÍ es usuario de COMDOC
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| − | 3.1.3 Situación 3: USUARIO trabaja en varias dependencias
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| − | 3.1.4 Situación 4: INCORPORACION MASIVA de usuarios Sistema de alta de usuarios
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| − | Gestión de claves
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| − | 4. Anexo
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| − | 1. Procedimiento para designación de responsables de usuarios
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| − | Los actores intervinientes en este procedimiento son:
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| − | Máxima autoridad de la dependencia
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| − | Responsables del Sistema COMDOC
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| − | Responsables
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| − | Dirección General de Personal (DGP)
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| − | Dirección General de Tecnologías Informáticas (DGTI)
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| − | Los pasos son:
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| − | a) La máxima Autoridad de la dependencia designa al responsable de usuarios del Portal. Para ello, la máxima autoridad de la dependencia deberá enviar una NOTA ELECTRONICA (por COMDOC) a la Dirección General de Personal (cód 465@unc) con copia a la Dirección General de Tecnologías Informáticas (Cód 464@unc) con los siguientes datos: Nombre y Apellido del/los responsable/s designado/s, legajo, cuil, correo institucional y domicilio de explotación (lugar geográfico/físico donde se atenderán a usuarios para realizar la habilitación del usuario). Este responsable (preferentemente del área de personal) tendrá como función la gestión de las altas y actualizaciones de los datos de los usuarios. Se adjunta formato de la nota de designación en anexo punto 1.
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| − | b) Cada uno de los responsables designados deberán enviar ACEPTACIÓN DE LA DESIGNACIÓN por Nota Electrónica en el Sistema COMDOC a la DGP (cód 465@unc ), con copia DGTI (Cód 464@unc ). Se adjunta formato de la nota de designación en anexo punto 2.
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| − | c) Los responsables administrativos de DGP deberán llevar un registro de responsables que cumplimenten los requisitos pedidos y remitirlo a la DGTI.
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| − | d) Una vez concluidos los pasos a) y b) el responsable de usuarios de personal debe dirigirse al administrador de usuarios de COMDOC de su dependencia para que lo habilite con el rol que permite generar altas de personas en COMDOC.
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| − | e) El administrador de mesa de entradas debe ingresar a www.usuarios.unc.edu.ar, y buscar en el menú llamado “Comdoc” el cuil del responsable de personal. Posteriormente tildar en la opción “Asigna Perfil” y seleccionar el botón “Guardar”.
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| − | 2. Instrucciones para el Responsable de Usuarios
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| − | Para conectarse al Sistema Mapuche de la UNC debe existir en una base de datos única de usuarios de la UNC. Esta alta individual la realiza el responsable designado para tal. Para ello debe acceder a un aplicativo diseñado por la Prosecretaría Informática a la dirección https://usuarios.unc.edu.ar/. Esta herramienta es utilizada actualmente para crear los usuarios que acceden al Sistema COMDOC.
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| − | Tipos de usuarios
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| − | Situación 1: NUEVO USUARIO, NO es usuario de COMDOC.
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| − | Este es el caso en que el responsable de la dependencia designado por la máxima autoridad y que presenta la habilitación como Administrador de COMDOC debe acceder al sistema de gestión de usuarios para dar de alta al usuario de manera individual. Más adelante se detalla esta operación.
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| − | Situación 2: NUEVO USUARIO, SÍ es usuario de COMDOC.
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| − | Si la persona que desea utilizar el sistema Mapuche ya es usuario del sistema COMDOC no es necesario darlo de alta en la base única de usuarios de la UNC. Pero si es fundamental que el responsable de usuarios ingrese a ver los datos de este usuario y verifique tenga registrado su cuil y mail, esto es indispensable para que pueda ingresar y autogestionar su clave de acceso.
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| − | El procedimiento a seguir es:
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| − | a) El responsable de administrar los usuarios en la dependencia debe enviar un archivo en formato xls a computos@spgi.unc.edu.ar).
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| − | Este archivo debe contener la siguiente información:
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| − | dni
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| − | legajo
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| − | nombre
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| − | apellido
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| − | dni
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| − | mail
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| − | b) La DOPI de la DGTI validará el dni contra el dni del Sistema de Personal de la UNC. En caso de una validación exitosa se adicionará el cuil del agente y cuando existan rechazos por inconsistencias se informará al administrador de la dependencia para que tome las medidas pertinentes.
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| − | c) Los agentes validados se enviarán a la PSI para su incorporación a la base de usuarios de la UNC.
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| − | d) La PSI realizará la actualización masiva de los usuarios .
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| − | Sistema de alta de usuarios
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| − | El responsable habilitado debe ingresar al sistema de gestión de usuarios en la siguiente url: http://usuarios.unc.edu.ar
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| − | Con el mismo usuario y clave que el responsable utiliza cuando accede al Sistema COMDOC.
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| − | Allí accederá a una pestaña denominada personas, para dar de alta a los nuevos usuarios.
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| − | La siguiente es la pantalla para dar las altas los nuevos usuarios:
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| − | El responsable debe completar en el Campo Usuario el cuil de la persona sin guiones, y el resto de los datos que se piden. Es muy importante que se registren el cuil y la dirección de correo (a pesar de que no son obligatorios para este sistema) debido a que el primero permitirá contar con una identificación única y el segundo es necesario para autogestionar clave personal.
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| − | Gestión de claves
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| − | Luego de dar de alta el usuario, tanto en el sistema de gestión de usuarios como por altas masivas, el responsable debe indicarle al empleado que deberá ingresar el siguiente link para gestionar su clave: http://usuarios.unc.edu.ar
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| − | Se visualiza la siguiente pantalla:
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| − | Al hacer click sobre el link “Usuario Nuevo” o en “Olvidé mi clave”.
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| − | El empleado debe ingresar en usuario su cuil o legajo, luego debe escribir los caracteres que se muestran en el campo de Control, que en este ejemplo es R99.
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| − | 1. Al hacer click sobre el botón “Gestionar Nueva Clave”, le llegará un mail al empleado (a la dirección de mail registrada por el Responsable de Usuarios cuando se lo dió de alta) proveniente de comdoc@psi.unc.edu.ar. Allí se le indicarán los pasos a seguir para obtener la clave de acceso al Portal del empleado.
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| − | En la pantalla siguiente se muestra un ejemplo de cómo se visualizará el correo l que recibirá el cliente.
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| − | El contenido del mail es el siguiente:
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| − | Hemos recibido su solicitud para cambiar su clave:
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| − | Por favor continue de la siguiente forma:
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| − | a) Ingrese a http://usuarios-demo.unc.edu.ar/usuarios_comdoc/1.0/aplicacion.php?ah=st50c66d36ef804
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| − | &ai=usuarios_comdoc||142000040
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| − | b) En el campo Usuario ingrese su Nombre de Usuario. En el campo Id de control
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| − | el sistema le solicitará una nueva contraseña que deberá ingresar en ambos
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| − | campos de la pantalla.La contraseña elegida deberá tener un minimo de ocho y
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| − | doce caracteres.
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| − | c) Esta contraseña será la que utilizará para ingresar a COMDOC, es por eso es necesario recordarla.
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| − | e) Luego presione "Guardar".
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| − | El usuario debe copiar el link recibido en el navegador web
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| − | En esta pantalla el agente de la UNC debe ingresar en el campo Usuario su legajo o su cuil y en el campo Id de Control debe escribir los caracteres que vienen en el texto del mail, en este ejemplo es uvee3efR. Luego de completados estos campos ingresará su clave y la repetirá en los campos de texto de “Nueva Clave”. Además tiene que escribir en el campo Control el texto que se muestra en letras rojas, por ejemplo HB8. Por último hará click en el botón “Guardar”.
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| − | Si todos los datos ingresados son correctos
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| − | En este momento el usuario ya obtuvo su clave, con la cual podrá ingresar ingresando en Usuario el cuil y en Clave la nueva clave generada.
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La autenticación en el sistema se realizará con una clave autogestionada por el usuario que será de su conocimiento exclusivo, dando inicio al circuito de autogestión.
El administrador del sistema creara roles segun las funcionalidades solicitadas por el usuario
sueldos: permite altas,bajas,modificaciones de legajos,cargos, datos personales, liquidaciones e informes.
Esta nota es la que debe enviar por GDE el usuario que accederá al sistema con el cuil y rol según el usuario:
El administrador de permisos de la SGI habilitará el usuario, notificandolo vía email.
El Referente Administrativo del sistema, podrá sugerir modificaciones cuando advierta de una situación contraria a los principios básicos de control, enviando una comunicación a la dependencia.
